Nie ma takiej pozycji w rachunku wyników, więc nikt jej nie pilnuje. A wystarczy prosty rachunek, żeby zobaczyć, że szukanie informacji kosztuje w średniej firmie więcej niż niejeden dział.
Policzmy na czterdziestu osobach. Załóżmy, że przeciętny pracownik traci dwadzieścia minut dziennie na szukanie czegoś, co w firmie już jest: aktualnej wersji cennika, ustaleń z zeszłego spotkania, pliku od kolegi, odpowiedzi na pytanie, które ktoś już kiedyś zadał.
Dwadzieścia minut razy czterdzieści osób to trzynaście godzin dziennie. Przy dwustu dniach roboczych — dwa tysiące sześćset godzin rocznie. To jest półtora etatu, którego nikt nie zatrudnił i którego nie widać w żadnym zestawieniu.
Podstaw własne liczby. Nawet przy dziesięciu minutach wynik jest niewygodny.
Dwa problemy, które się napędzają
Informacja w firmie psuje się na dwa sposoby i one nie są niezależne.
Nadmiar. Płynie za dużo. Spotkania, na których nic się nie rozstrzyga. Maile z dziesięcioma osobami w kopii. Powiadomienia z pięciu narzędzi. Ta sama sprawa mailem, czatem i telefonem, bo nadawca nie był pewien, czy dotarła.
Entropia. To, co już zostało zapisane, jest nie do odnalezienia. Ten sam cennik w trzech wersjach w czterech miejscach. Decyzje, które każdy pamięta inaczej. Pliki nazwane „final_v3_poprawione".
A teraz sprzężenie, przez które leczenie jednego bez drugiego nie działa: skoro nie mogę czegoś znaleźć, to pytam, dzwonię i wysyłam maila — czyli produkuję nadmiar. Entropia jest silnikiem napędzającym nadmiar. Dlatego firmy, które biorą się za skracanie spotkań, po kwartale wracają do punktu wyjścia.
Test na pięć minut. Poproś kogoś spoza działu księgowości o znalezienie aktualnego cennika. Zmierz stoperem. Poniżej dwóch minut — dobrze. Dwie do pięciu — średnio. Powyżej pięciu albo znaleziona wersja okazuje się nieaktualna — masz odpowiedź, ile kosztuje was reszta.
Jest jeszcze trzeci koszt, trudniejszy do policzenia i zwykle wyższy niż dwa poprzednie: decyzje podjęte na podstawie nieaktualnej informacji. Oferta wysłana ze starym cennikiem, zamówienie złożone według wycofanej specyfikacji, rozmowa z klientem prowadzona na podstawie ustaleń, które w międzyczasie się zmieniły. Każdy taki przypadek z osobna wygląda na pomyłkę konkretnej osoby — a jest skutkiem tego, że aktualna wersja nie miała jednoznacznego miejsca.
Drugi test, jeszcze prostszy
Otwórz główny folder roboczy i weź trzydzieści ostatnio utworzonych plików. Policz, przy ilu z nich potrafisz powiedzieć z samej nazwy, co jest w środku, kto to zrobił i czy to jest wersja aktualna — bez otwierania.
Powyżej siedemdziesięciu procent to porządek. Poniżej trzydziestu to chaos nazewniczy, a jego koszt płacisz codziennie w minutach, których nikt nie liczy.
Przy okazji policz, ile razy występuje słowo „final". Ta liczba jest zaskakująco dobrym miernikiem.
Trzy rzeczy, które działają od jutra
Żadna nie wymaga zakupu oprogramowania.
Mapa źródeł prawdy. Jedna tabela: temat, jedno miejsce, właściciel, rytm aktualizacji. Wszystko poza wskazanym miejscem jest z definicji kopią bez mocy. Kilkanaście najważniejszych tematów wystarczy na start.
Rejestr decyzji. Jedna tabela wszystkich decyzji wykraczających poza jeden zespół: co, kto, od kiedy, gdzie leży notatka. Kończy spory o to, co właściwie ustaliliśmy — a te spory są jednym z najdroższych rodzajów rozmów w firmie.
Reguła nazywania plików. Jedna konwencja plus słownik skrótów, obowiązujące wyłącznie dla nowych plików. Historii nie przepisujemy — to jest warunek, żeby ktokolwiek zaczął.
Jedna uwaga o kolejności, bo tu popełnia się najczęstszy błąd. Kuszące jest zacząć od narzędzia — nowy dysk, nowy komunikator, nowy system do zarządzania dokumentami. Narzędzie bez ustalonych reguł powiela dotychczasowy bałagan w nowym miejscu, a firma zostaje z dwoma miejscami zamiast jednego. Reguły są pierwsze, narzędzie ewentualnie potem.
Od czego zacząć
Od rachunku z początku tego wpisu, wykonanego na własnych liczbach i pokazanego zespołowi kierowniczemu.
Porządkowanie informacji przegrywa z bieżączką dopóty, dopóki jest tematem porządkowym. Przestaje przegrywać w momencie, w którym ma przypisaną kwotę.
Projektowanie systemu obiegu informacji — kanały, rytm, mapa źródeł prawdy, konwencja nazewnicza i rejestr decyzji — to przedmiot dwudniowego warsztatu SIGNARIUM.
Zobacz program SIGNARIUM