Materiał nie dojechał na budowę. Marcin uważa, że zamawianie to jego rola, a przygotowanie należy do magazynu. Grzegorz uważa, że skoro nie dostał zlecenia, to nie jego sprawa. Obaj mają rację w swojej wersji, bo wersji nigdy nikt nie porównał.
Gdyby zapytać ich wprost, kto odpowiada za to, żeby materiał był na budowie, obaj odpowiedzieliby: „no, wspólnie". I obaj uznaliby tę odpowiedź za dobrą, bo brzmi jak współpraca.
Brzmi jak współpraca, a działa jak luka.
Wspólna odpowiedzialność jest brakiem odpowiedzialności
Nie dlatego, że ludzie są nieuczciwi albo leniwi. Dlatego, że kiedy dwie osoby odpowiadają za to samo, każda z nich ma naturalne i całkiem uzasadnione przekonanie, że tę konkretną rzecz robi ta druga.
W dziewięciu przypadkach na dziesięć nic złego się nie dzieje, bo ktoś zauważa i domyka. To dziesiąte to jest ten materiał, którego nie było na budowie, i cztery godziny przestoju ekipy.
Potem odbywa się rozmowa, w której szuka się winnego. Nie ma winnego. Jest funkcja bez właściciela.
Schemat organizacyjny na to nie odpowiada. Schemat pokazuje, kto komu podlega. Nie pokazuje, kto odpowiada za konkretny rezultat. To są dwie różne informacje i w firmie na czterdzieści osób ta druga jest znacznie ważniejsza.
Mapa funkcji
Narzędzie jest banalnie proste i dlatego bywa lekceważone. Wypisujesz funkcje, które w firmie muszą być wykonywane — nie stanowiska, tylko funkcje — i przy każdej stawiasz jedno nazwisko.
Nie dwa. Nie „dział". Nie „wspólnie". Jedno.
To nie znaczy, że ta osoba wszystko robi sama. Znaczy, że jeśli to nie działa, wiadomo, z kim o tym rozmawiać — i że ona wie o tym przed rozmową, a nie w jej trakcie.
Wypisanie funkcji zajmuje wieczór. Przypisanie nazwisk zajmuje więcej, bo w połowie przypadków okaże się, że nazwisko jest twoje. To jest normalny wynik pierwszego podejścia i jednocześnie najcenniejsza informacja z całego ćwiczenia.
Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto zacząć od funkcji, a nie od stanowisk. Stanowiska zmieniają się przy każdej reorganizacji i wymagają zmiany dokumentów. Funkcje są stabilne — ktoś musi odpowiadać za to, żeby materiał był na budowie, niezależnie od tego, jak nazwiemy dział. Mapa zbudowana na funkcjach przeżyje kilka reorganizacji bez przepisywania.
Funkcja bez zakresu decyzji to nadal twoja funkcja
Sama mapa nie wystarczy, bo zostaje pytanie: co ta osoba może rozstrzygnąć sama, a co musi uzgodnić z tobą?
Jeśli tego nie ustalisz, dzieje się jedno z dwojga. Albo człowiek pyta o wszystko — wtedy formalnie odpowiada, a faktycznie nadal decydujesz ty, tylko z dodatkowym krokiem pośrednim. Albo rozstrzyga po swojemu i po pierwszej niespodziance obaj dochodzicie do wniosku, że lepiej było pytać.
Rozwiązaniem jest jedno zdanie przy każdej funkcji: do jakiej kwoty, do jakiego zakresu, w jakich sytuacjach decyduje sam. Zdanie musi być wypowiedziane, zanim pojawi się pierwsza trudna sprawa — po niej brzmi jak reakcja na błąd.
Co z funkcją, której nikt nie chce
Zdarza się, że przy jakiejś pozycji nie ma dobrego kandydata. Nikt się na tym nie zna, nikt nie ma czasu albo nikt nie chce.
To jest właśnie ten wiersz, przy którym warto się zatrzymać najdłużej, bo funkcje bez chętnych to zwykle te, które najbardziej bolą. Trzy wyjścia: przypisać komuś razem z czasem na to i szkoleniem, kupić na zewnątrz albo świadomie zapisać, że przez najbliższe pół roku robi to właściciel. Trzecie jest uczciwe i lepsze niż udawanie, że funkcja ma gospodarza.
Czego nie robić: zostawiać pustego pola i wracać do tematu za rok.
Ostatnia rzecz, o której warto wiedzieć zawczasu: mapa funkcji ujawnia konflikty, które wcześniej były niewidoczne. Dwie osoby dowiadują się, że obie uważały daną rzecz za swoją, albo że obie uważały ją za cudzą. To jest niewygodne przez tydzień i opłacalne przez lata — te konflikty i tak istniały, tylko rozstrzygały się przez opóźnienia zamiast przez rozmowę.
Od czego zacząć
Weź kartkę i wypisz dziesięć rzeczy, które w twojej firmie muszą działać, żeby klient dostał to, za co płaci. Przy każdej postaw jedno nazwisko, bez zastanawiania się nad tym, jak by to wyglądało formalnie.
Potem policz, ile razy napisałeś własne. Ta liczba jest odpowiedzią na pytanie, dlaczego twój tydzień wygląda tak, jak wygląda.
Porządkowanie odpowiedzialności w firmie, która urosła szybciej niż jej własne zasady — to jeden z pierwszych tematów, od których zaczynam pracę doradczą. Pierwsza rozmowa trwa trzydzieści minut i jest bez kosztu.
Umów rozmowę